Organização do acervo
Um processo que lê e trata PDFs, jurisprudência e minutas e prepara o texto para a busca por significado, e não só por palavra exata.
Case técnico · Advocacia
Busca com IA no acervo de um escritório de advocacia
Os advogados gastavam horas procurando, em pastas e PDFs, o que o próprio escritório já tinha escrito. A CW Labs construiu um assistente que busca no acervo do escritório, responde mostrando de onde tirou cada trecho e resume processos novos para a triagem.
Cliente não identificado
O nome e os dados que identificariam a empresa foram preservados. O foco deste relato é a rotina, o sistema construído e os cuidados de operação.
Antes da mudança
Qual era o problema?
A dificuldade estava no caminho entre a informação disponível e a ação que a equipe precisava tomar.
Os advogados passavam muito tempo procurando precedentes e entendimentos do próprio escritório em processos antigos, minutas e PDFs.
O conhecimento do escritório existia, mas estava espalhado em milhares de pastas. E cada processo novo precisava ser lido inteiro antes de qualquer decisão, o que tirava os especialistas do trabalho de estratégia.
Pontos que travavam a rotina
- A informação ficava espalhada em pastas.
- A leitura das peças era manual e demorada.
- O conhecimento do escritório não tinha uma organização central.
- Tarefas repetitivas consumiam muito tempo.
Como construímos este projeto
Da primeira necessidade à solução e ao acompanhamento da equipe.
O conhecimento estava nos documentos do escritório
Nesse projeto, nosso ponto de partida foi a dificuldade de localizar informações no acervo do próprio escritório e organizar a leitura inicial de novos processos. Encontrar uma resposta não bastava: era preciso conseguir conferir sua origem.
Essa necessidade orientou nossa análise com a equipe jurídica. Precisávamos ligar a consulta ao documento de origem e preparar as informações para a revisão do advogado, mantendo a decisão jurídica com a equipe e a identidade do escritório preservada.
A análise precisava considerar a conferência
Nas primeiras semanas, conversamos com os responsáveis pelo acervo e pela triagem para entender como os documentos eram preparados e consultados. Usamos exemplos sem informações protegidas para discutir o que uma resposta precisava mostrar.
Definimos como prioridade a consulta com indicação da fonte e a organização da leitura inicial. Alinhamos também os limites: o assistente apoia a busca e a preparação do material; a conferência, a interpretação e a decisão continuam com o advogado.
A conferência orientou o escopo
Devolvemos o diagnóstico à equipe jurídica e apresentamos o caminho entre preparação do acervo, busca e revisão da resposta. Depois desse alinhamento, seguimos com o desenvolvimento da consulta ligada à fonte.
Na sequência, trabalhamos a organização do material para a triagem. Revisamos os exemplos com os usuários antes da entrada em uso, verificando se a origem de cada resposta estava clara e se o advogado conseguia retomar o contexto do documento.
Construímos a busca ligada à fonte
Combinamos a preparação dos documentos com busca por significado e respostas ligadas à origem. Na triagem, organizamos o material para apoiar a leitura do advogado.
A conferência continua humana. O documento de origem acompanha a resposta para permitir a revisão no contexto do acervo.
O cuidado continua no uso
Entregamos o manual e conduzimos o treinamento com exemplos sem dados de processos. Praticamos a preparação de documentos, a formulação de perguntas e a conferência da fonte antes de usar uma resposta no trabalho.
Seguimos apoiando a equipe nas dúvidas de consulta e atualização do acervo. Quando uma busca retorna material pouco relacionado, revisamos a pergunta e a preparação do documento com o operador, usando exemplos sem informações protegidas no suporte. As próximas melhorias se concentram nessa qualidade de consulta e na organização da triagem.
Sistema e rotina conectados
O que a CW Labs construiu?
Um assistente de IA que responde com base nos documentos do escritório (a técnica se chama RAG: primeiro busca os trechos, depois escreve a resposta com eles), e uma triagem automática de processos novos.
Busca no acervo
Quando um advogado pergunta, o sistema encontra os trechos do acervo que tratam do assunto e entrega esses trechos para a IA montar a resposta.
Resposta com a fonte
A resposta mostra de onde veio cada trecho, para o advogado conferir no documento original.
Conversa privada
Uma tela de conversa, parecida com um chat, só para a equipe do escritório.
Triagem de processos novos
O processo novo é lido, resumido e comparado com o acervo, com prazos, riscos e teses parecidas já usadas pelo escritório.
Do primeiro registro à próxima ação
Como funciona a triagem de um processo novo?
Três passos, do arquivo recebido ao resumo para o advogado.
Documentos viram material de busca
PDFs, jurisprudência e minutas são tratados para que a equipe encontre trechos por assunto, inclusive quando a pergunta não repete as mesmas palavras.
Acervo do escritório
Fontes preparadas
- Documento
- PDF e minuta
- Referência
- Jurisprudência
- Arquivo escaneado
- Leitura por OCR
Busca por significado
A resposta aponta para a fonte
A pergunta encontra trechos do próprio acervo; a resposta exibe o documento e a cláusula que o advogado deve abrir para conferir.
Busca no acervo
Pergunta da equipe
Como o modelo trata a rescisão?
Resposta com base no acervo
A cláusula 4 prevê aviso por escrito antes do encerramento.
contrato_modelo.pdf · cláusula 4O processo novo chega resumido
A triagem organiza prazos, riscos e teses semelhantes encontradas no acervo para apoiar a leitura inicial do advogado.
Resumo de processo novo
- PrazosIdentificados para conferência
- RiscosSeparados para revisão
- Acervo internoTeses parecidas com fonte
Decisão permanece com o advogado
Revisão humana: IA pode errar. Por isso cada trecho aponta para o documento de origem, e a decisão continua com o advogado.
Conversa sobre uma rotina parecida
O conhecimento da equipe está espalhado em documentos?
Conte que tipos de arquivo compõem o acervo e quais perguntas se repetem. A avaliação inclui fonte, acesso e revisão humana antes de propor uma busca com IA.
Na primeira conversa
Partimos das informações e canais que a equipe já usa, das pessoas envolvidas e do ponto em que o processo precisa de revisão.
Advocacia · cliente não identificadoDados, integrações e limites
Como o sistema foi feito por dentro?
Os cuidados com dado confidencial e com a qualidade da resposta:
Como a operação se sustenta
- O uso de modelos por API exige verificar as regras de acesso, retenção e compartilhamento do fornecedor e da configuração do projeto.
- O banco de dados vetorial é usado na busca por significado.
- Novas decisões dos tribunais entram no acervo em uma rotina diária programada.
- A IA recebe instruções para se basear nos documentos do escritório e reduzir respostas sem base.
Ferramentas e canais citados
Modelos de IA por APIPDF e documentos escaneadosBanco vetorialChat interno
O que precisa de atenção
Documentos confidenciais
A escolha do fornecedor de IA e a configuração de acesso, retenção e compartilhamento precisam ser verificadas para o projeto. O uso de API, por si só, não define essas regras.
Fonte e decisão
A IA pode errar. Cada resposta precisa apontar para o documento original, e o advogado continua responsável por conferir o contexto antes de decidir.
Limite da busca
OCR e indexação ajudam a consultar PDFs e documentos escaneados, mas não garantem que todo trecho relevante será encontrado. A busca apoia a análise; não substitui a leitura jurídica.
Documentação para operar
Manual detalhado para o operador
O material orienta a rotina da pessoa responsável pelo sistema.
Passagem para a equipe
Treinamento da equipe
A equipe recebe orientação para executar o processo e entender seus pontos de revisão.
Efeito no processo descrito
O que mudou na rotina
O relato registra mudanças qualitativas. Não apresenta percentuais, prazos ou volumes sem período e fonte verificáveis.
- A pesquisa no acervo passou a ser feita por pergunta, e não pasta por pasta.
- Cada resposta passou a trazer a fonte para conferência.
- O processo novo passou a chegar ao advogado com um resumo inicial.
Continuações possíveis
Serviços e outros cases
Os serviços abaixo aparecem neste projeto. Os outros relatos técnicos preservam a identidade dos clientes.
Advocacia · processo sob medida
Sua equipe perde tempo procurando o que a empresa já sabe?
Conte onde ficam os documentos e que tipo de pergunta a equipe faz. A gente diz se uma busca com IA ajuda e o que precisa ser organizado antes.
Diagnóstico pela rotina
Entender o processo, os dados de entrada e as pessoas que precisam agir.
Escopo definido
Alinhar integrações, revisões, documentação e treinamento antes da construção.