Painel de gestão
Frequência dos alunos, conversão para aula experimental, taxa de crescimento e os indicadores usados nas decisões, num lugar só.
Case técnico · Academias
Painel de gestão e alerta de faltas para academias
A academia não sabia se estava crescendo ou só trocando alunos. A CW Labs construiu um painel com as métricas num lugar só e uma rotina que avisa aluno, professor e gerência, pelo WhatsApp, quando as faltas se acumulam.
Cliente não identificado
O nome e os dados que identificariam a empresa foram preservados. O foco deste relato é a rotina, o sistema construído e os cuidados de operação.
Antes da mudança
Qual era o problema?
A dificuldade estava no caminho entre a informação disponível e a ação que a equipe precisava tomar.
O diagnóstico mostrou que o problema não era a falta de alunos novos. Faltava clareza de dados para cuidar de quem já estava matriculado.
A operação não tinha uma leitura objetiva para saber se a empresa estava crescendo ou só perdendo alunos pelo caminho. E muitos alunos paravam de vir sem que ninguém percebesse: o professor não era avisado, e a gerência só via quando o aluno já tinha desistido.
Pontos que travavam a rotina
- Não havia acompanhamento do crescimento.
- A taxa de cancelamento era desconhecida.
- A retenção de alunos não contava com dados.
- A inadimplência não tinha um controle claro.
- As faltas não geravam avisos.
Como construímos este projeto
Da primeira necessidade à solução e ao acompanhamento da equipe.
A pergunta era se a academia estava crescendo
Nesse projeto, a gerência nos procurou para entender se a academia estava crescendo ou apenas trocando alunos. A equipe reunia dados em planilhas, mas as faltas nem sempre chegavam a quem precisava acompanhar o aluno.
Começamos conversando com a gerência, a recepção e a equipe de professores sobre frequência, cancelamentos e inadimplência. Mantemos a identidade desta academia preservada: este é um projeto próprio, separado da MXT Academy.
O diagnóstico mudou o foco
Nas primeiras semanas, percorremos com a recepção o registro de entrada e, com professores e gerência, o acompanhamento das ausências. Devolvemos essa leitura à equipe para conferir se o diagnóstico representava o dia a dia.
A prioridade foi olhar para quem já estava matriculado. Ligamos a frequência lida da catraca às ações de acompanhamento, definindo com a equipe quem recebe cada aviso e em que ponto a gerência precisa assumir a continuidade.
O escopo acompanhou o diagnóstico
Depois de validar o diagnóstico, apresentamos o painel e o desenho dos avisos. A gerência alinhou as prioridades com os responsáveis pelo atendimento antes de começarmos a implantação.
Começamos pela leitura da frequência e pela conferência do painel. Em seguida, organizamos os avisos e revisamos seus destinatários com a equipe. Assim, a consulta dos dados e a rotina de acompanhamento entraram em uso como partes do mesmo caminho.
Construímos o painel e a rotina de avisos
Reunimos as métricas em um sistema web e conectamos a presença da catraca ao acompanhamento. Os dados antes preparados em planilhas passaram a ser calculados e apresentados no painel.
Organizamos os avisos pelo WhatsApp conforme o tempo sem treino: primeiro o contato com o aluno, depois o aviso ao professor e, na continuidade, o encaminhamento à gerência. Cada etapa tem um responsável por acompanhar a situação.
Acompanhar o funcionamento também faz parte
Entregamos o manual e treinamos a recepção, os professores e a gerência nas rotinas de consulta e acompanhamento. Durante a entrada em uso, conferimos a leitura da catraca e o caminho dos avisos com cada responsável.
Mantemos o suporte para dúvidas e conferências da integração. Se uma ausência parece incompatível com o que a equipe observou, verificamos o registro de entrada antes de revisar o aviso. Os próximos ajustes partem dessas situações, com foco na leitura do painel e na clareza das mensagens, preservando a identidade dos alunos.
Sistema e rotina conectados
O que a CW Labs construiu?
Um sistema web de gestão, feito do zero, com toda a gestão num painel só, e uma automação de retenção ligada a ele.
Campanhas e canais
Acompanhamento da origem do aluno (orgânico ou pago) até a aula experimental, com custo de aquisição (CAC) e valor ao longo do tempo (LTV) por campanha e canal.
Frequência pela catraca
A presença vem da catraca. O sistema aponta quem está deixando de vir antes do cancelamento formal.
Métricas sem planilha
Os números que antes saíam de planilhas feitas à mão passaram a ser calculados pelo sistema e mostrados em gráficos para a diretoria.
Avisos pelo WhatsApp
Mensagens automáticas para o aluno e avisos para o professor e para a gerência, conforme o número de dias sem treino.
Do primeiro registro à próxima ação
Como funcionam os avisos de falta?
Três momentos, cada um com uma pessoa diferente. A ideia é agir antes que o aluno desista.
A frequência entra no painel
A catraca alimenta a leitura de presença; campanhas e indicadores ficam na mesma visão de gestão.
Painel de gestão
Indicadores acompanhados
- Presença
- Leitura da catraca
- Origem do aluno
- Orgânico ou pago
- Campanhas
- CAC e LTV por canal
Dados reunidos para a diretoria
O aluno recebe um contato
Quando as faltas chegam ao primeiro marco, o WhatsApp envia uma mensagem oferecendo ajuda para voltar aos treinos.
WhatsApp · retorno
Mensagem ao aluno
Olá! Sentimos sua falta nos treinos. Quer ajuda para voltar nesta semana?
7 dias sem treino
A equipe assume o acompanhamento
O professor recebe o contato e o histórico; depois, a gerência recebe o caso com uma ação sugerida.
Avisos para a equipe
- 15 diasProfessor · contato e histórico
- 30 diasGerência · caso e ação sugerida
Cada aviso segue o marco de ausência
Conversa sobre uma rotina parecida
Quem percebe quando um aluno começa a faltar?
Descreva como a catraca, o painel e a equipe se conectam hoje. A conversa começa pelas informações que já existem e por quem precisa agir.
Na primeira conversa
Partimos das informações e canais que a equipe já usa, das pessoas envolvidas e do ponto em que o processo precisa de revisão.
Academias · cliente não identificadoDados, integrações e limites
Como o sistema foi feito por dentro?
O que garante que os avisos saiam e que os números batam:
Como a operação se sustenta
- O sistema tenta novamente de forma automática quando um serviço externo falha.
- Cada operação e mensagem enviada fica registrada para consulta posterior.
- Os dados são sincronizados entre o banco de dados e as telas do painel.
- O painel se conecta aos sistemas que a academia já usava.
Ferramentas e canais citados
WhatsAppCatracaPainel webBanco de dados
O que precisa de atenção
Dados de frequência
A leitura depende da integração com a catraca. A origem e a qualidade do dado precisam ser conferidas quando um número do painel não fizer sentido.
Falhas e conferência
Uma falha de serviço externo pode gerar nova tentativa automática. Operações e mensagens ficam registradas para a equipe conferir o que ocorreu.
Uso responsável
Frequência e inadimplência são informações da operação. Finalidade, acesso da equipe e tempo de retenção devem seguir as regras definidas para o projeto e a LGPD.
Documentação para operar
Manual detalhado para o operador
O material orienta a rotina da pessoa responsável pelo sistema.
Passagem para a equipe
Treinamento da equipe
A equipe recebe orientação para executar o processo e entender seus pontos de revisão.
Efeito no processo descrito
O que mudou na rotina
O relato registra mudanças qualitativas. Não apresenta percentuais, prazos ou volumes sem período e fonte verificáveis.
- As métricas da academia passaram a ficar em um só painel, sem depender de planilhas feitas à mão.
- A falta de um aluno passou a gerar um aviso, em vez de passar despercebida.
- O professor e a gerência passaram a receber o caso com contato e histórico.
Continuações possíveis
Serviços e outros cases
Os serviços abaixo aparecem neste projeto. Os outros relatos técnicos preservam a identidade dos clientes.
Serviços usados neste case
Sistemas sob medidaGestão, portais, painéis e ferramentas internas feitos para o jeito que a sua empresa trabalha.Automação de rotinasO que hoje é copiado, colado e conferido à mão vira um fluxo automático, com registro de tudo e aviso na hora certa.Integração de sistemasERP, planilhas, e-mail, WhatsApp, extrato do banco e sistema antigo trocando dados sozinhos, sem ninguém digitar duas vezes.Academias · processo sob medida
Seus clientes somem sem aviso?
Conte como a sua empresa acompanha hoje quem para de comprar ou de frequentar. A gente diz o que dá para medir e avisar.
Diagnóstico pela rotina
Entender o processo, os dados de entrada e as pessoas que precisam agir.
Escopo definido
Alinhar integrações, revisões, documentação e treinamento antes da construção.